M-Files Advanced Content Control

Complemento de M-Files Advanced Content Control para mejorar la seguridad de los datos
9

Impide copiar archivos sin autorización

9

Firma de documentos de forma segura

9

Gestión de eventos de usuarios

Advanced Content Control

Complemento de M-Files para mejorar la seguridad del contenido

El complemento de Control de Contenido Avanzado de M-Files es un conjunto de soluciones que ayudan a garantizar el correcto manejo de la información empresarial, especialmente de la información confidencial y los datos sensibles. A través de soluciones cómo impresión y prevención de descargas, firmas electrónicas o control de acciones usuarios, el complemento de M-Files garantiza que tu información solo la utiliza el personal que la necesita.

Beneficios de Advance Content Control

Prevención de impresión y descargas

impide que usuarios específicos copien, descarguen o impriman ciertos documentos

Trusted Digital Signatures

Permite firmar y sellar archivos PDF con certificados de firma digital basados ​​en hardware para demostrar la autenticidad del origen del documento

Firmas electrónicas

Captura firmas electrónicas de la finalización de tareas y cambios en el flujo de trabajo para cumplir mejor con los requisitos técnicos de FDA 21 CFR Parte 11 y regulaciones similares

Eventos y acciones de usuarios

Mejora el registro de eventos estándar con múltiples tipos adicionales y con mejores capacidades de exportación de registros para cumplir con las regulaciones y estándares.

Prevención de impresión y descargas

Sólo aquellos usuarios con permiso de edición pueden abrir, descargar y editar los archivos, pero los usuarios con permiso de lectura sólo pueden ver documentos dentro de las web de los clientes y el escritorio de M-Files.

Protegido dentro de M-Files

La prevención de impresión y descarga aborda la necesidad de que los usuarios puedan ver un documento dentro de M-Files, pero nunca puedan sacar el archivo del sistema. Sólo aquellos usuarios con permiso de edición pueden abrir, descargar y editar los archivos, pero los usuarios con permiso de lectura sólo pueden ver documentos dentro de la web del cliente y el escritorio de M-Files. No pueden copiar, imprimir ni descargar el archivo fuera de M-Files.

Todos los clientes de M-Files cubiertos

Una vez que se utiliza la Prevención de impresión y descarga, la prevención se aplica a todos los clientes de M-Files. Los usuarios con permiso de lectura pueden ver documentos dentro del sitio del cliente y el escritorio de M-Files.

Excepciones a nivel de objeto

Si los usuarios seleccionados con acceso de solo lectura a un archivo aún necesitan abrir los archivos sin restricciones, existen opciones integradas para crear excepciones a través de aplicaciones personalizadas o utilizando el kit de cumplimiento.

Advanced Content Control
Trusted Digital Signatures

Firma y sella archivos PDF con certificados de firma digital basados ​​en hardware para demostrar la autenticidad del origen del documento

Velocidad

Dado que todas las partes interesadas pueden firmar electrónicamente desde cualquier lugar, los documentos no se “atascan” durante el proceso en espera de una firma

Seguridad

Las firmas electrónicas minimizan la posibilidad de que una copia del documento físico se pierda o quede atascada en un impresora

Simplifica el trabajo

Los flujos de trabajo automatizados maximizan la eficiencia y facilitan el proceso de firma para todo el equipo.

Seguimiento de datos

Los datos se pueden rastrear y autenticar según quienes participen para firmar el documento, la hora de la firma y el contenido.

Eventos y acciones de usuarios

La función Registro de acciones brinda más visibilidad sobre que hacen los usuarios en M-Files Desktop. Visualiza y clasifica acción y fíltralas de acuerdo a tu interés cómo la creaciones de objetos e inicios de sesión de usuarios.
Tipos de eventos que puedes registrar

Datos exportados

n

Archivos que fueron abiertos

Objeto copiado a portapapeles

Documentos descargados

Firmas electrónicas

Los documentos que se administran en M-Files se pueden enviar para ser firmados de forma segura y legalmente vinculante utilizando las integraciones en la nube como Adobe Acrobat Sign.

Normativa de seguridad

M-Files también cumple con los requisitos especiales relacionados con los registros y siguiendo diversas especificaciones y estándares. Por ejemplo, M-Files cumple con los siguientes estándares y directrices:

  • Serie ISO 9001
  • FDA 21 CFR Parte 11
  • Anexo 11 de las BPF de la UE
  • HIPAA
  • Ley Sarbanes-Oxley

Sistemas compatibles con TLL-4

Además puedes implementar datos compatibles con TLL-4 sistemas (TLL-4 es una clasificación de seguridad de datos utilizada en la administración pública y fuerzas de defensa).

Seguimiento de pistas de auditorias

M-Files admite la administración de registros electrónicos y firmas de conformidad con FDA 21 CFR Parte 11. Esto implica el mantenimiento de la pista de auditoría detallada de las acciones realizadas en los documentos, seguimiento seguro de acciones individuales y certificación de firmas electrónicas con nombres de usuario.

Complemento Advanced Content Control para la gestión de la información

M-Files es una solución de administración inteligente de información que admite todos los procesos de negocio y flujos de trabajo clave.

M-Files combina la facilidad de uso y una rica funcionalidad para todo tipo de organizaciones en diversas industrias. Accede al contenido desde múltiples repositorios de datos sin tener que migrar nada a M-Files y, con inteligencia artificial, los documentos críticos del negocio se descubren y etiquetan con metadatos automáticamente.

M-Files se puede implementar en la nube, on premises o como una solución híbrida, brindando facilidad de actualizaciones automáticas para todas las plataformas. Es la única plataforma de servicios de contenido de nube híbrida verdadera en el mercado.

M-Files es una solución fantástica que está revolucionando el negocio.

Principales funcionalidades

Encontrar lo que buscas, es muy simple

La cantidad de datos empresariales está explotando. Los documentos y la información se almacenan en un número creciente de repositorios diferentes, como carpetas de red, SharePoint, CRM y sistemas ERP. Es difícil administrar la abundancia de datos en todos estos sistemas desconectados, y se invierte mucho tiempo y esfuerzo en localizar el documento correcto. Además de eso, existen múltiples interfaces diferentes dentro de estos sistemas, lo que ralentiza la adopción por parte de los usuarios y disminuye la eficiencia y la productividad.

¿Cómo mantiene en funcionamiento múltiples sistemas y repositorios y tiene recursos de TI para mantenerlos? El caos no se puede resolver agregando otro repositorio o sistema tradicional. Necesita una solución que unifique la experiencia del usuario en todos estos repositorios y ayuda a los usuarios a encontrar los datos correctos en el momento adecuado y en el contexto adecuado.

Facilidad de uso y funcionalidad enriquecida

M-Files es rápido y fácil de implementar porque no requiere la migración de datos desde los sistemas existentes. La configuración es simple y el sistema siempre está actualizado gracias a las actualizaciones automáticas.

M-Files ofrece una experiencia de usuario unificada, independientemente del dispositivo o plataforma en que se use. Incluso es posible acceder a las carpetas de red desde un dispositivo móvil. Este enfoque permite aprovechar la productividad mejorada y la satisfacción de los empleados con una solución ágil que permite mejores oportunidades de trabajo móvil.

Cambia la forma en que usas la información sin interferir con los procesos existentes

Gracias a que M-Files etiqueta la información con metadatos, se puede buscar y encontrar con diferentes criterios la información según el caso de uso.
Toma una factura del proyecto, por ejemplo. El gerente del proyecto deberá ver todos los datos relacionados con el proyecto, independientemente del tipo de información que sea. Por otro lado, el departamento de cuentas necesita encontrar facturas fácilmente según la fecha, el estado o el proyecto al que pertenecen.

Alcanza un nuevo nivel de eficiencia para la colaboración

Con M-Files, puedes organizar documentos, correos electrónicos y otro material por proyecto, fase de proyecto, cliente, propietario o cualquier otro atributo. M-Files incluso analiza los documentos importados y sugiere etiquetas de metadatos correctas utilizando inteligencia artificial. Puedes enrutar el contenido a través de flujos de trabajo para garantizar que los empleados y las partes interesadas externas se adhieran a los procesos y plazos. M-Files captura todos los cambios en el historial de versiones y proporciona un seguimiento de auditoría completo de los cambios.

Además, M-Files permite el acceso a todos los datos a través de aplicaciones móviles: se puede acceder a todos los archivos, incluso a los que se encuentran en las carpetas de red, a través del teléfono o tableta en cualquier momento y desde cualquier lugar en línea y fuera de línea.

Los usuarios tienen un acceso independiente del sistema a todos los documentos a través de las mismas interfaces de usuario de M-Files, incluidos M-Files Mobile, M-Files Web y M-Files Desktop.

Ponte en contacto con un experto de M-Files

Completa el siguiente formulario y en breve nos pondremos en contacto para coordinar una demostración en vivo de M-Files.